Las fiestas son oportunidades para celebrar un día especial, señalar cierto hito en nuestra vida o en la de nuestros seres queridos, sin embargo, muchas veces nos podemos ver abrumados por su organización.
Hay tantas cosas en las que pensar: presupuesto, tema, fecha, ubicación, lista de invitados, invitaciones, comida, decoraciones... La lista sigue de tal manera que parece que nunca terminarás. ¿Por dónde es mejor empezar?, ¿qué cosas tienen prioridad y cuáles otras pueden esperar?
Antes de que te abrumes y que tomes alguna decisión precipitada que te lleve a un camino que te impedirá disfrutar la organización de ese momento tan especial, checa la guía que Guardabox preparó para todo aquel que quiera organizar un evento fácilmente.
El presupuesto
Elaborar un presupuesto es el primer paso para planificar una fiesta; después de todo, sin este no podrás determinar cosas como el número de invitados, la cantidad de comida que ofrecerás, el lugar de tu fiesta.
Para comenzar a trazar tu presupuesto, piensa en todo lo que necesitas: entretenimiento, decoraciones, comida, bebida, invitaciones, recuerditos. Tras considerar todos los elementos que quieres incluir, viene el momento de ser sincero contigo mismo y mirar tu cartera.
Claro que no debes dejar de pasar la ocasión, la vida es para disfrutarse y celebrar en grande cada vez que lo amerita, sin embargo, el mundo no para con la fiesta y no se trata de que hacerla te meta en un embrollo económico, así que establece un presupuesto inicial que sea realista.
Un consejo que te damos es que decidas una cifra inicial con bastante anticipación, esto te permitirá juntarlo sin presión e, incluso, podrías ahorrar un extra. En caso de que el evento sea grande, es muy aconsejable que esta cifra sea fijada al menos un año antes.
Teniendo en mente el número fijado, vuelve a la lista que habías hecho (las categorías que componen tu fiesta) y ve asignando cantidades estimadas específicas, comienza a investigar y cotizar costos de todo, poco a poco ve entrando a los detalles. El objetivo ideal al trazar tu presupuesto sería que puedas fijar una cifra por cada invitado.
¡Ah!, no te olvides de inflar un poquito las categorías más importantes para ti.
Para ahorradores
Para evitar que el presupuesto crezca de manera desorbitada hay muchas cosas que puedes hacer: decoraciones, las flores, algunos de los recuerditos que quieras que la gente se lleve, podrías montar tú mismo las botanas o los dulces, crear una lista de música para evitar contratar dj o música en vivo, enviar invitaciones digitales, ofrecer comida bufete.
Recuerda siempre que TÚ controlas la fiesta, no la fiesta a ti.
El tema
El siguiente paso importante en la planificación de tu fiesta es elegir un tema alrededor del cual tu evento se desarrolle.
Para lograrlo siempre tienes que considerar a la persona o a la ocasión que estás celebrando y al público al que va dirigido, no es lo mismo un evento en un entorno laboral o profesional a una fiesta familiar y/o con amigos.
Considerando esto, hay muchas cosas que puedas hacer para que el evento sea del gusto de todos. Hay fiestas o eventos que ya integran ciertos rituales o ceremonias imprescindibles, pero tanto a esas fiestas como en otro tipo de eventos puedes darles un toque especial escogiendo un tema.
Podrías armar una fiesta de los años 20 o 60, tal vez una con tema hawaiano, una kermes, un picnic, un casino, estilo vaquero, hawaiano, piratas, aquí también es hasta donde tu imaginación te lleve, aunque recuerda que tu tema siempre tiene que hacer match con tu motivo.
7 ideas para amenizar tu evento
El entretenimiento también es básico para cualquier encuentro social, así que no olvides considerarlo, aquí algunas ideas que nunca fallan:
La fecha y hora
De acuerdo con la magnitud de tu evento, la organización te puede llevar un par de semanas, tres o cuatro meses, un año, entonces para establecer fecha y hora siempre tienes que considerar que cuentas con el tiempo suficiente para organizarlo.
Hay eventos que ya tienen fechas semi establecidas, los cumpleaños, los aniversarios, pero hay otros eventos que pueden necesitar que consideres sí hay un festivo en la fecha que planeas pues esto puede convertirse en un problema en la agenda de los invitados.
Procura elegir una fecha que caiga en fin de semana pues de otra manera tus invitados pueden tener conflictos con ir a una fiesta en día laboral/escolar. Sí tu fiesta es para celebrar una fecha en particular (Navidad, Fin de Año, Muertos) procura avisar con al menos un mes de anticipación a tus invitados para que aparten el día de inmediato.
Teniendo día en la mente, comienza a pensar en cuánto quieres que dure la fiesta, sí prefieres que sea durante el día o sí reinas en la noche, sí quieres que se prolongue sin fin o prefieres tener control en el horario para finalizarla.
Finalmente, al establecer un horario siempre considera que la gente suele llegar un poco (o un mucho) tarde.
La ubicación
La primera opción aquí siempre es la casa de quien es anfitrión de la fiesta, en este caso: ¡tu casa!
Claro, la casa no siempre es una verdadera opción, sobre todo cuando queremos hacer una fiesta a lo grande, aquí, entonces tenemos que encontrar un espacio que sea compatible con nuestro tema, presupuesto, horario y fecha.
Un salón de eventos, un jardín, un restaurante o bar, una linda terraza, algún parque, son algunos de los sitios entre los cuales puedes elegir. Checa varios antes de elegir y cuando vayas a visitarlos no olvides estar atento a la sensación que te producen, suena un poco loco, pero trata de sentir sí te sientes cómoda, sí realmente te puedes ver pasándola bien, vaya, la vibra que te transmite y lo mismo busca que haga match con el tipo de fiesta que quieres dar.
Revisa bien los accesos al lugar y en la medida de lo posible trata de elegir una ubicación a la que sea sencillo llegar, pregúntate: ¿es fácil llegar en transporte público o sólo hay acceso con automóvil?, también considera la capacidad máxima del lugar y sí tiene estacionamiento o dónde podrían estacionar sus autos tus invitados.
En caso de que sea al aire libre, no olvides considerar las cuestiones sanitarias prudentes.
La lista de invitados
Sí tienes un gran presupuesto y un lugar enorme para tu fiesta, entonces a invitar a todos (buenos a todos los que quieras ahí): ¡bienvenidos todos los familiares, amigos, compañeros del trabajo, vecinos!, eso sí, crea una lista con la mayor cantidad de nombres que puedas; recuerda que se trata de que tú controles el evento, no al revés.
Hay fiestas creadas para un grupo selecto de personas o, el presupuesto y lugar es más reducido y es, en este tipo de eventos en los que necesitarás una lista mucho más precisa invitados y podrías verte en cierto aprieto al elegirlos.
Te recomendamos que, primero que nada, hagas una lista con todas las personas que te gustaría que realmente estuvieran ahí (1), luego otra de gente que estimas, te caen super bien, son almas fiesteras (2) y, otra más con gente que sabes que lo más seguro es que no asista pero que sí lo hacen estaría genial (3). Cuando armes tus listas trata de imaginar cómo se mezclarían entre ellas.
Con las listas establecidas, organiza un cronograma para invitarlos de acuerdo con el número de lista en la que están incluidos, de esta manera podrás equilibrar tu lista de invitados de manera bastante orgánica.
La invitación
Realizar el acto de invitar a la gente puede ser super formal, a través de una invitación impresa que incluya tarjeta de respuesta, o tan casual como un mensaje de texto, todo depende del tono que tú quieras fijar para tu evento.
Sí no te convencen las opciones de invitaciones impresas o mensaje de texto, te sugerimos una invitación virtual, incluso antes de enviar la invitación como tal podrías sólo enviarles el llamado “save the date” con petición de confirmación, esto te sirve tanto para generar expectativa como para ajustar la lista de tus invitados.
Otra forma de invitar a la gente es creando un pequeño sitio web de tu evento y enviar el link a tu lista de invitados (vía e-mail o mensaje), en este sitio además de incluir la información básica del evento podrías incluir fotos o anuncios que te permitan elevar un pelín más la emoción que tus invitados sientan a medida que se acerca el día de la gran celebración.
Sin importar la vía de tu elección, tu invitación debe informar sobre la razón del evento, la fecha y hora, el lugar dónde será, sí hay código de vestimenta cuál es y es muy, muy recomendable que les des una fecha para que confirmen su asistencia.
Trata de que en tu invitación ya venga integrado el tema que elegiste, recuerda que es la primera impresión que tendrán de tu evento: ¡mételos en tu mundo de inmediato! ¡qué se sumen a la fiesta! ¡qué la esperen con ansia!
Hay ciertas fiestas que cuentan con mesas de regalos en ciertas tiendas, sí tu fiesta es así no olvides incluir esa información, lo mismo que sí el lugar cuenta o no con lugar para estacionar y algunas opciones sí ese es el caso.
El menú
Al planear tu menú no olvides que debe de reflejar el tema de la fiesta, la cantidad de personas esperadas, la hora del día en que será y el presupuesto que le asignaste.
Por supuesto, un proveedor de catering es un gran recurso, te brindará sugerencias de temporada, determinará cuánta comida se necesita y trabajará contigo para crear el menú perfecto. Muchos salones de eventos cuentan con opciones que incluyen menú y bebida, o sólo menú y descorche.
En caso de que tú seas responsable del menú, al pensarlo no olvides considerar sí tu fiesta tienen suficientes asientos para que todos coman sentados a la vez, igual considerar que tipo de actividades y entretenimiento tienes planeadas pues el menú debe combinar con todo.
Piensa en tu evento, en tu lista de invitados, en la clase de fiesta que vas a dar pues sí hay niños debes contar con una opción para ellos y recuerda que en estos tiempos es de buenos anfitriones incluir opciones vegetarianas y veganas.
Piensa en sí vas a servir en desechables o quieres que sea un poco más elegante y en ese caso cómo resolverás el asunto de los platos, cubiertos y vasos.
Al momento de planear tu menú trata de ser práctica, piensa en todas esas fiestas a las que fuiste y te viste en aprietos al comer pues te servían en desechables algo con caldo, o las veces que fuiste a una taquiza y eso fluyo a las mil maravillas.
No olvides considerar que tu comida y las bebidas (opción con alcohol, sin alcohol) deben ir de acuerdo con la hora de tu evento y trata de combinar un poco o un mucho tu menú con el tema, no olvides que mucho del éxito de tu evento radica en la atención que tengas en los detalles.
El recordatorio
Esto es muy importante, sobre todo sí enviaste las invitaciones con mucho tiempo de anticipación, aunque no importa si los invitaste una semana antes y ellos te dijeron que asistirían, siempre, siempre debes recordarles que el día ha llegado.
Te recomendamos que el recordatorio lo envíes por mensaje de texto una semana antes del evento y les pidas de nueva cuenta su confirmación a la brevedad posible, llamar es un detalle muy lindo, pero funciona muy bien que tus invitados tengan el recordatorio por escrito.
Además de recordarles la fecha y hora, incluye de nueva cuenta la razón del evento, detalles del lugar (estacionamiento, alguna ruta de transporte público cercano), información logística (código de vestimenta, sí se requiere identificación para entrar) y sí existe, la agenda del día.
El evento
Está aquí, el tiempo ha pasado y toda tu planeación te ha conducido a esto: ¡el gran día ha llegado! Pareciera que todo lo que queda es disfrutar, pero nooooo, espera, antes de que lleguen tus invitados, organízate para que todo fluya perfecto y puedas festejar a lo grande.
Verifica el menú, afina las decoraciones, asegúrate de que todo esté listo: hielo, bebidas, música, entretenimiento, actividades: todo listo, respira y no olvides que incluso con la mejor organización y la planificación más anticipada, en todos los eventos (los mejores incluidos) siempre van a suceder imprevistos, así que tampoco te claves en la textura de la perfección, mejor sumérgete en la belleza del momento, disfruta, crea hermosos recuerdos.
Pensamientos finales
Ha pasado, tanta planificación, días, semanas, meses de trabajo y un instante después, ya está atrás: el evento ha terminado y vaya éxito que ha sido, todos la pasaron ma-ra-vi-llo-so.
A pasar la página, ¿cierto? Claro, puedes hacerlo, pero qué tal si te distingues y le das un poquito más a todos los involucrados, tal vez podrías enviar un pequeño mensaje para agradecer a tus invitados su presencia, otro más para darles las gracias a todos aquellos que te ayudaron en la organización.
Un bonito detalle es incluir una imagen del evento o hasta un álbum digital, después de todo recordar es volver a vivir.
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